Pentingnya Pengelolaan Arsip yang Efektif Di Lingkungan Pemkab PPU
Timur Media, Penajam – Sekretaris Daerah (Sekda) Kabupaten Penajam Paser Utara (PPU), Tohar, secara resmi membuka rapat koordinasi pengawasan kearsipan internal Kabupaten PPU pada Senin, 14 Oktober 2024. Kegiatan ini bertujuan mengevaluasi dan menindaklanjuti hasil pengawasan kearsipan di lingkungan pemerintahan Kabupaten PPU sepanjang tahun 2024.
Acara yang dihelat di Aula Lantai I Kantor Bupati PPU ini dihadiri oleh sejumlah tokoh penting, termasuk Direktur Kearsipan Daerah I Arsip Nasional RI, Hilman Rosmana, serta Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dispusip) Kabupaten PPU, Yusuf Basra. Selain itu, para pejabat dari berbagai perangkat daerah di PPU turut serta dalam rapat tersebut, menunjukkan komitmen penuh untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di daerah.
Dalam sambutannya, Sekda PPU, Tohar, menekankan pentingnya kesadaran dan tanggung jawab terhadap produk arsip yang diterbitkan. Ia menyebutkan bahwa seringkali sulit untuk menemukan dokumen yang bahkan baru diterbitkan dalam beberapa minggu.
“Berkas yang sudah diterbitkan baru saja, kadang sulit ditemukan saat diperlukan. Bayangkan jika dokumen yang sudah diterbitkan puluhan tahun lalu, ini menunjukkan pentingnya pengelolaan arsip yang baik,” ujar Tohar.
“Kadang untuk mencari berkas yang baru saja diterbitkan, jika kita perintahkan untuk mencarinya jam 8 pagi, bersyukur jika bisa ditemukan di jam 12 siang. Hal ini menunjukkan pentingnya peningkatan pengelolaan arsip di setiap unit kerja,” lanjutnya.
Menurutnya, arsip bukan hanya sekadar kumpulan dokumen, tetapi juga menyimpan memori institusi yang terbatas, sehingga pengelolaannya harus dilakukan secara cermat. Dengan pengelolaan arsip yang baik, pemerintah dapat lebih mudah menyelesaikan berbagai masalah, terutama yang berkaitan dengan layanan publik.
“Dalam pemerintahan, arsip memainkan peran yang penting. Begitu naskah atau dokumen selesai diterbitkan, pertanyaannya adalah di mana kita menyimpannya. Ini sebenarnya adalah ilmu dasar administrasi perkantoran. Saya tidak terlalu khawatir dengan hasil evaluasi pengawasan arsip ini, karena kita semua tahu ini adalah langkah awal. Yang penting adalah kita terus melakukan perbaikan,” tegas Tohar.
Rapat koordinasi ini diharapkan menjadi titik awal perbaikan sistem kearsipan di Kabupaten PPU. Tohar menekankan bahwa pengelolaan arsip yang baik akan memudahkan pemerintah dalam menjalankan fungsinya, terutama dalam hal penyelesaian permasalahan administrasi dan layanan publik.
Ia juga berharap agar hasil dari evaluasi kearsipan ini dapat menjadi pedoman untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip ke depan.
“Dari hasil evaluasi ini, kita bisa mengetahui langkah-langkah apa saja yang harus kita perbaiki. Yang terpenting adalah komitmen kita bersama untuk membangun sistem kearsipan yang lebih baik, yang nantinya akan sangat membantu dalam menjalankan tugas-tugas pemerintahan,” pungkas Tohar. (ADV)
